Інвентаризація у клієнтському застосунку
Цей документ описує наскрізний процес інвентаризації з боку клієнтського застосунку — від рішення, що рахувати, до коригування облікових залишків. Процес побудовано так, щоб мінімізувати вплив людського фактора: сліпа інвентаризація ховає від виконавців очікувані цифри, критичні розбіжності перераховуються повторно, а залишки змінюються лише після явного затвердження.
Сам фізичний підрахунок відбувається на терміналі — див. Підрахунок на ТЗД. Чотири види інвентаризацій (повна, циклічна, точкова, за подіями) та як обрати потрібний порівняно на сторінці розділу.
Етап 1. Планування інвентаризації
Інвентаризація починається у клієнтському застосунку з планувального рішення: що саме перераховується і хто рахує.
Вибір охоплення
Керівник або менеджер з обліку визначає охоплення інвентаризації. Від охоплення залежить, які завдання на підрахунок створить система, які частини складу будуть заблоковані на час підрахунку (див. Підготовка завдань на підрахунок) і які результати дозволено вносити виконавцям — кількість, введена поза охопленням, відхиляється.
Інвентаризація завжди охоплює рівно один склад. Усередині нього ділянку підрахунку задає поле «Тип області локації»:
- «Одна комірка» — перерахунок комірки означає й перерахунок усіх контейнерів, які в ній стоять;
- «Один контейнер» — лише цей контейнер; результати з інших контейнерів чи інших комірок не приймаються;
- «Зона зберігання» — усі комірки однієї зони зберігання;
- «Весь склад» — увесь склад.
Поверх обраної ділянки перемикач «Фільтр по власнику увімкнено» звужує інвентаризацію до залишків одного власника — кожен внесений результат має тоді належати саме йому (окремий допустимий вибір — «власний товар», без зовнішнього власника). Фільтр власника поєднується з будь-яким із чотирьох варіантів ділянки.
Одна відкрита інвентаризація на комірку
Комірку чи контейнер може охоплювати лише одна відкрита інвентаризація водночас. Якщо обране охоплення перетинається з інвентаризацією, яка ще не закрита, система відхиляє збереження з помилкою валідації, що вказує на конфліктну інвентаризацію — спершу завершіть чи скасуйте її або звузьте охоплення.
Зріз залишків, з яким порівнюється підрахунок
Введені кількості порівнюються зі «Зрізом залишків», побудованим за обраним охопленням: планові кількості показують стан складу саме на дату й час зрізу. Зріз оновлюється автоматично при кожній зміні статусу на шляху до завершення (саме завершення чи скасування зріз уже не перебудовують), а завершена інвентаризація показує момент, з яким зрештою звірялася, — «Зріз залишків на».
Зріз можна перебудувати й вручну: оберіть момент у полі «На поточний момент» і натисніть «Перерахувати залишки» — наприклад, щоб порівняти внесений факт із залишками станом на вчорашній вечір. Коригування, зроблені цією ж інвентаризацією, при перебудові ігноруються, тож перерахунок ніколи не спотворює власну базу порівняння. Перебудова доступна, поки триває введення результатів: щойно перерахунок очікує підтвердження, кнопка «Перерахувати залишки» вимикається і зріз лишається замороженим. Момент зрізу — не бухгалтерська дата: він лише задає точку часу, з якою звіряється підрахунок.
Призначення виконавців
Планувальник призначає виконавців, які проводитимуть фізичний підрахунок. Для великої інвентаризації роботу ділять між кількома інвентаризаційними групами, щоб різні зони рахувалися паралельно.
Коли результати в одній інвентаризації вносять кілька виконавців, налаштування «Режим агрегації виконавців» визначає, як поєднуються їхні цифри:
- «Сума за виконавцями» — результати всіх виконавців підсумовуються: якщо кілька виконавців рахують той самий товар, їхні кількості додаються до загального факту. Правильний вибір, коли товар фізично поділений між тими, хто рахує.
- «Лише останній знімок» — враховується лише найновіше внесення; попередні підрахунки інших виконавців ігноруються. Правильний вибір, коли пізніший прохід має перекрити попередній.
В обох випадках за кожним виконавцем рахується його поточний підсумок за позицією — свіжий зріз комірки, а не історія додавань. Як цей підсумок набирається на терміналі — див. Підрахунок у комірках.
Як плануються різні види інвентаризацій
- Повні інвентаризації плануються заздалегідь — дату визначають наперед і інформують персонал, адже операції в охоплених зонах зазвичай зупиняються.
- Циклічні інвентаризації беруться з повторюваного плану, а не з разового рішення. Система формує план за налаштованими правилами — наприклад, ABC-розподіл: товари групи A рахуються щомісяця, B — щокварталу, C — раз на рік. Завдання видаються операторам у звичайному робочому режимі, і решта складу не зупиняється.
- Точкові інвентаризації створюються вручну, щойно виник сумнів — наприклад, при відборі не знайшли частину товару в комірці. Охоплення — лише сумнівна комірка чи група комірок.
- Інвентаризації за подіями система створює сама, взагалі без кроку планування: завершення великого приймання, передача комірки під інший товар або переміщення палети між зонами запускають фоновий перерахунок зачеплених комірок.
Тип інвентаризації
Інвентаризація має налаштування типу, яке визначає, що оператор бачить на ТЗД під час підрахунку:
- Сліпа — виконавець не бачить планову кількість до внесення факту. Зменшує ризик упередженого підрахунку; типовий вибір для достовірних результатів.
- З підказками — під час підрахунку показується планова кількість. Підходить для швидкої інвентаризації з підказками.
- За розбіжностями — факт одразу заповнений обліковими кількостями, і виконавець виправляє лише позиції, де реальність відрізняється; не зачеплена позиція йде в результат з обліковою кількістю. Підходить для контрольного проходу відомими проблемними місцями замість повного повторного обходу.
Як це виглядає на екрані підрахунку — див. Підрахунок у комірках.
Як планування виглядає на екрані — сліпа інвентаризація та інвентаризація за розбіжностями, від форми до збереженої чернетки:
Етап 2. Підготовка завдань на підрахунок
Коли охоплення визначено й виконавців призначено, система готує саму роботу.
Завдання на підрахунок
Для кожного виконавця система формує завдання на підрахунок — список комірок, які цей виконавець має перерахувати. Разом зі списком система пропонує рекомендований маршрут складом, щоб оператор обходив комірки в ефективному порядку, а не петляв між проходами. Кожна група працює у своїй зоні — саме це робить можливим паралельний підрахунок.
Завдання з'являються на терміналах виконавців — з цього моменту робота продовжується на ТЗД (див. Підрахунок на ТЗД).
Що блокується під час підрахунку
Склад продовжує працювати під час інвентаризації — приймання і відвантаження тривають у зонах, яких підрахунок не охоплює. Щоб цифрам можна було довіряти, система:
- блокує операції лише в зонах, що перераховуються;
- не дозволяє переміщувати товар в охоплених комірках, поки триває підрахунок, — інакше той самий товар могли б порахувати двічі або взагалі пропустити;
- знімає блокування автоматично, щойно інвентаризація завершується, і звичайна робота відновлюється без жодного ручного кроку.
Що відбувається на ТЗД
Між підготовкою і перевіркою розбіжностей виконавці працюють зі своїми завданнями на терміналах — обходять рекомендовані маршрути, сканують комірки й товари та вводять фактичні кількості.
На ТЗДПідрахунок на ТЗДВідкриття завдання, підрахунок у комірках та завершення завдання з підтвердженням розбіжностей.
Етап 3. Перевірка розбіжностей
У міру завершення завдань на підрахунок система порівнює кожну введену кількість з обліковою. Там, де цифри збігаються, робити нічого не треба. Там, де відрізняються, система фіксує розбіжність — комірку, товар, облікову кількість і фактично пораховану.
У документі перерахунку розбіжності видно у двох місцях: кожен рядок позиції має колонки «Заплановано», «Факт» і «Розбіжність», а перерахунок, що завершився з розбіжностями, отримує мітку «Має розбіжності» — див. Статуси перерахунку.
Автоматичний повторний підрахунок
Розбіжність не виправляється наосліп. Для критичних розбіжностей система може автоматично призначити повторний підрахунок — друге завдання на ті самі комірки, яке потрапляє у список завдань на ТЗД, як і будь-яке інше, і може дістатися іншому операторові. До затвердження переходить лише розбіжність, підтверджена повторним підрахунком.
Пошук причини
Розбіжність — не лише цифра, а потенційний сигнал про проблему: крадіжку, помилку оператора, пересортицю чи помилковий запис ще під час приймання. Щоб допомогти знайти причину, система:
- зберігає історію всіх розбіжностей за період — тож проблемні зони, товари чи зміни стають помітними;
- дозволяє коментувати кожну розбіжність із зазначенням імовірної причини;
- формує звіти за розбіжностями, які можна передати керівництву та службі безпеки;
- інтегрується з модулем якості — якщо причина в пошкодженні товару, інцидент якості можна оформити одночасно з обробкою розбіжності.
Етап 4. Затвердження результатів
Результати підрахунку самі по собі не змінюють залишки — останнє слово завжди за людиною.
Керівник переглядає список розбіжностей, зважує ймовірні причини (спираючись на коментарі та результати повторних підрахунків із попередньої фази) і затверджує коригування. Затвердити можна двома способами:
- Одним пакетом — увесь список одразу, коли розбіжності дрібні й очікувані.
- Позиція за позицією — пройтися списком рядок за рядком, затверджуючи звичайні записи й залишаючи сумнівні на розслідування.
Поки розбіжність не затверджено, облікові залишки залишаються незмінними.
Коли завершення відхиляється
Завершення інвентаризації, що повністю охоплює свої комірки — охоплення «Одна комірка» чи «Зона зберігання», без фільтра по власнику, — означає для системи, що ці комірки звірено станом на момент зрізу залишків. Щоб захистити свіжіші дані, система відмовляється завершувати таку інвентаризацію, якщо будь-яку з охоплених комірок тим часом уже перерахувала пізніша інвентаризація. Вихід: перебудувати зріз залишків на поточний момент (див. Планування інвентаризації), перевірити ще раз позиції, які покаже перебудоване порівняння, і завершити знову — або скасувати інвентаризацію.
Етап 5. Коригування залишків і документи
Затверджені розбіжності коригують залишки автоматично — жодних ручних правок обліку.
Як фіксується коригування
При завершенні система за один раз проводить підсумкове порівняння плану з фактом: кожна нестача списується, кожен надлишок оприбутковується. Кожне коригування — це звичайна операція руху, записана в журнал за принципом подвійного запису: у кожного запису є джерело та призначення, тож сума всіх рухів завжди точно відтворює поточні залишки. Подальший аудит може простежити, що змінилося, коли, ким і на підставі якої інвентаризації.
Комірки позначаються як перераховані
Коли інвентаризація повністю охоплює свої комірки — охоплення «Одна комірка» чи «Зона зберігання», без фільтра за власником, — завершення також встановлює кожній охопленій комірці статус «Інвентаризацію завершено» і фіксує дату останнього перерахунку (див. Стан комірки). Саме на ці статуси спирається циклічна інвентаризація: дата останнього перерахунку задає, коли комірка піде в цикл наступного разу. (Інвентаризація з фільтром за власником статусу не змінює: вона звірила частину вмісту комірки, а не комірку.)
Документи за результатами
Коли інвентаризація закривається, система формує документи:
- звіт про розбіжності — товари, кількості та відповідальні особи;
- акти коригування облікових залишків;
- історичну довідку, що зберігається для подальших внутрішніх і зовнішніх аудитів, зокрема податкових перевірок;
- дані для передачі в ERP чи бухгалтерську систему через стандартну інтеграцію.